Slimmer Werken met Koninklijke Saan
Het Nieuwe Werken biedt talloze kansen. Zoals inkrimping van dure bedrijfshuisvesting als medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken. Uit ruimteoverwegingen kan ook worden gedacht aan het uitbesteden van het fysieke archief aan een professionele archiefbeheerder. Veiligheid en vertrouwelijkheid spelen hierbij een voorname rol.
Koninklijke Saan wil steeds beter presteren, kostenbewust werken en medewerkers optimaal inzetten. Dat kan door slimmer werken, een vorm van innovatie die zich richt op de organisatie en haar medewerkers.
Koninklijke Saan is zo’n professionele archiefbeheerder. Het bedrijf bestaat ruim 110 jaar en is een dynamische onderneming op het gebied van horizontaal en verticaal transport. ,,Archiefbeheer is een van onze specialiteiten’’, aldus commercieel manager Arjan Korevaar. ,,Onze opdrachtgevers zijn gevestigd in heel Nederland.’’
Onnodige kosten voorkomen
Ook om werknemers te faciliteren in de toegankelijkheid van de informatie die fysiek is uitbesteed, kan een professionele archiefbeheerder als Saan uitkomst bieden. Korevaar: ,,Via een beveiligde webapplicatie kunnen documenten en dossiers worden opgevraagd. Wij als dienstverlener zoeken de documenten op in het depot en bieden de gescande documenten vervolgens digitaal aan bij de aanvrager. Deze gescande informatie blijft digitaal raadpleegbaar. Via deze werkwijze wordt uitsluitend opgevraagde informatie gedigitaliseerd. Dit voorkomt onnodige kosten voor volledige digitalisering van een archief.’’
Workflow technologieën
,,Uiteindelijk spelen workflow technologieën een steeds meer voorname rol in het routen van digitale informatie door een organisatie’’, aldus Korevaar. ,,Zo is bijvoorbeeld een digitale routing als het gaat om het controleren en betalen van inkomende facturen zonder dat deze fysiek te hoeven worden behandeld, mogelijk.’’
